سیستم اتوماسیون اداری

 تاریخچه

منشا اتوماسیون به اوایل دهه 1960 بر می گردد، یعنی زمانیکه شرکت IBM عبارت «واژه پردازی »را به منظور بیان فعالیت قسمت تحریر الکترونیکی خود مطرح نمود. عبارت مذکور، مبین این مفهوم است که فعالیت های اداری حول و حوش پردازش«واژه»ها میگردد. هدف IBM از بیان این مفهوم جدید این بود که همان توجهی را که قبلا به کامپیوتر ها و پردازش داده ها معطوف بوده است، به محصولات اداری معطوف نماید.(www.imi.ir/tadbir)

اولین نمونه عینی مفهوم یاد شده در سال 1964، به منصه ظهور رسید؛ یعنی زمانیکه IBM ماشینی به نام ام تی/اس تی(MT/ST) را به بازار عرضه نمود. ام تی/اس تی ، یک نوع ماشین تحریری بود که به یک نوار مغناطیسی متصل بود. با ابداع این ماشین تحریر و معرفی آن به بازار، صرفه جویی های عمده ای در وقت و انرژی افراد ماشین نویس بوجود آمد و کارایی آنها راتا حد زیادی بالا برد. با استفاده از این ماشین تحریر، پس از یک بار تایپ نمودن یک نامه، این امکان وجودداشت که بتوان آن را به تعداد دلخواه از روی نوار مغناطیسی که متن نامه مذکور، حین تایپ اولیه در آن ضبط شده بود، تایپ نمود.تنها کاری که ماشین نویس انجام می داد، این بود که نام اشخاص و آدرس آنها راروی هرنامه تایپ می کرد. .(www.imi.ir/tadbir)

مزیت دیگری که این ماشین داشت ، این بودکه پس از متن یک نامه تشخیص آنها (نامه های تایپ شده ) از نسخه اصلی، امکان پذیر نبود. در حال حاضرطیف وسیعی از تکنولوژی ها، اعم از کامپیوترو غیر آن در کارهای اداری، مورد استفاده قرار می گیرند. تمام این کاربردها تحت عنوان اتوماسیون اداری تعریف         شده اند .(www.imi.ir/tadbir)

نیاز به تکامل های بعدی به این خاطر بود که طی دهه1970 کارایی کارخانه ها 85 تا 90 درصد افزایش یافت، در حالیکه کارایی دفتری تنها 4 درصد افزایش داشت. پس باید سیستم هایی ایجاد می شد که باعث افزایش بهره وری وکارایی دفاتر نیز بشود.(مک لئود،1377،ص472)

تاحدود سال1980، اتوماسیون اداری به عنوان راهی برای ارتقاء سطح بهره وری منشی ها و کارکنان دفتری دیده می شد. دست آوردهای اتوماسیون اداری کارکنان دفتری را درانجام بیشتر،سریع تر و بهتر بر روی اسناد یاری می داد. سپس روشن شد کارکنان متفکر نیز می توانند ازاتوماسیون اداری سود جویند. اتوماسیون می تواند تهیه مکاتبات ارسالی برای کارکنان متفکررا سهل تر سازد. برای نمونه، کارکنان متفکر یا منشی های آنان می توانند با استفاده از کلمه پردازها، نام ها، یادداشت ها، گزارشات، پاسخ مکاتبات را تهیه کنند.(مک لئود،1377،ص473)

2-3-2. اتوماسیون اداری :یافتن تعریفی مشخص

عده ای معتقدند که سیستم و چارچوبی به نام اتوماسیون اداری وجود ندارد، بلکه تركيبی از وسایل و تجهیزات گوناگون برای تسهیل در امور مرتبط با فعالیت های اداری را اتوماسیون اداری می نامند. از دهه 1960 که جنبه های بیشتری از کاربردها وفعالیت های اداری و بازرگانی گسترش یافت، وجود یک سیستم،یکپارچه اداری، که حجم عظیم مکاتبات و اطلاعات را در بر گیرد به وضوح احساس شد که با        نام های مختلفی مانند سیستم اداری^[1]،سیستم های اطلاعات اداری^[2]، سیستم های کاربر نهایی و سیستم های کاربر نهایی محاسباتی نامیده شده است. ولی عمومی ترین وبالاترین درجه از اتوماسیون سیستم های اداری به نام اتوماسیون اداری معروف است.(لاودن،1384،ص126)

سیستم های فوق تعریف مشخصی ندارند بلکه منحصر به تعیین دیدگاه های کاربر است و این خود به این معنی است که سیستم های اتوماسیون اداری دارای تعاریف متعددی است که در اینجا به برخی ازآنها اشاره می شود:

- در تعریفی ساده اتوماسیون اداری را استفاده از فناوری مناسب برای کمک به مدیریت اطلاعات           می دانند.(مک لئود،1377،ص471)

- از دیدگاه ریموند^[3] اتوماسیون اداری عبارت است از تمام سیستم های الکترونیک رسمی و غیر رسمی که به برقراری ارتباط اطلاعات بین اشخاص در داخل و خارج موسسه و بالعکس کمک می نماید. کلمه اصلی که اتوماسیون اداری را از داده پردازی،سیستم اطلاعات مدیریت وسیستم پشتیبانی ازتصمیم گیری متمایز می سازد ،ارتباطات است،به این معنی که اتوماسیون اداری به منظور تسهیل انواع ارتباطات به هردو صورت شفاهی و کتبی استفاده می گردد.(مک لئود،1377،ص472)

- از طرفی زواس^[4] معتقد است که سیستم های اطلاعات اداری از امور اداری بوسیله فناوری اطلاعات حمایت می کنند. سیستم اطلاعات مدرن از جمله اجزاء سیستم اطلاعات مدیریت است که ابزارهایی را برای ارتباطات و هماهنگی مابین کارگران دانشی و بوسیله ایجاد مدیریت اثربخش اسناد و پیام ها و جلسات الکترونیک فراهم می آورد.(لاودن،1384،ص128)

مارتین پوپک^[5] نیز چنین تعریفی را از اتوماسیون اداری ارائه داده است که اتوماسیون اداری انسجام پیشرفته برنامه ریزی شده ای از فناوری های جدید و فرایند های مدرن است که بهره وری واثربخشی تمام کارکنان دانشی (مدیران، متخصصان،کارکنان و مشتریان) را افزونی می بخشد.(مک لئود،1377،ص472)

- در تعریفی دیگر اتوماسیون اداری را کاربرد وسایل الکترونیک در فعالیت های دفتری به منظور افزایش کارایی ناشی از تکامل تبادل اطلاعات، در داخل دفتر و بین دفاترو محیط آنهاکه درنتیجه با ارائه اطلاعات بهتربرای تصمیم گیری می تواند به مدیر سود برساند میدانند.(بهشتیان،1373،ص297)

- همچنین مجموعه سیستم های نرم افزاری ، سخت افزاری و مخابراتی، که امکان گردش اطلاعات الکترونیکی را بصورت بدون کاغذ، میان کاربران بیرون و درون سازمان بر پایه اطلاعات رسمی و غیر رسمی، مبتنی بر سیستم های کاربردی و غیرآن فراهم می سازد، سیستم اتوماسیون اداری می گویند. ابزارهایی مانند پست الکترونیک^[6]، نمابر، کنفرانس صوتی^[7] و غیره در این مجموعه قرار دارند. (بهشتیان،1373،ص299)- انسجام فعالیت های مختلف در یک سیستم (ابزار) کلی برای رسیدن به کاربردهای اداری یا تولیدی یک سازمان خاص را اتوماسیون اداری می گویند، بنابراین اتوماسیون اداری فراتر از افزودن بسته های نرم افزاری است.ماحصل این پدیده یک محیط جدید اداری متکی بر ارتباطات الکترونیکی است. اتوماسیون اداری ابزاری است که نه تنها به ایجاد دانش از داده ها کمک می کند، بلکه انتقال دانش از فردی به فرد دیگر را ممکن می سازد.سیستم های اتوماسیون اداری ، اداره متون، تصاویر، صدا و دیگر اشکال ارتباطی بین افراد، گروه های کاری و سازمان ها را ایجاد، پردازش، ذخیره، اصلاح و منتقل می سازد.بنابراین انسجام الکترونیکی در اتوماسیون اداری فاکتوراساسی می باشد(مومنی،1372،ص504).

همانطور که بیان شد تعاریف مختلفی از اتوماسیون اداری ارائه گردیده است، ولی در آنها نکات اشتراکی نیز دیده می گردد یعنی در بیشتر تعاریف منظوراز اتوماسیون اداری،مکانیزه کردن سیستم اداری است که در آن رد و بدل کردن اسناد نوشتاری بر روی کاغذ به حداقل رسیده و درزمان، وقت و نیروی انساني صرفه جویی قابل ملاحظه ای صورت می گیرد، به عبارتی به نوعی بهینه سازی در ارسال اسناد در سیستم های اداری ایجاد می نماید.

2-3-3. اتوماسیون اداری (خودکاری اداری)

اتوماسیون اداری ( Office   Automation ) : مکانیزمی است در راستای بهبود بهره وری سازمان از طریق اعمال مدیریت اثر بخش و کاربرد مجموعه فعالیتهای سازمان با بهره گیری از : گردش الکترونیکی مکاتبات در سطح سازمان، جستجوی آسان در اطلاعات ذخیره شده ، پاسخگویی سریع و به موقع به مراجعان، حذف کاغذ از چرخه مکاتبات اداری ، اعمال کنترل مناسب بر کاربران ، ثبت و نگهداری بهینه اطلاعات، بهبود ارتباطات درون سازمانی. سیستم اتوماسیون اداری وظیفه بر قراری ارتباطات داخلی سازمان و همچنین افراد سازمان با خارج از سازمان را عهده دار است . این ارتباط به بهبود هماهنگی فعالیت ها و کیفی کردن کار کمک می کند . پردازشگر های متن ، پست الکترونیک ، ارسال صدا ، ارسال فاکس ، ویدئو کنفرانس و کنفرانس کنفرانس صوتی از ابزار هایی هستند که می تواند در این مجموعه به کار رود . سیستم اتوماسیون اداری از سیستم کارتابل و مدیریت فرایند ها تشکیل می شود که با سیستم دبیر خانه،                 سیستم های پردازش عملیات و سیستم آرشیو در ارتباط است . بنابراین در یک مجموعه کامل اتوماسیون اداری کلیه عملیات سازمان ازطریق سیستم های نرم افزاری سازماندهی مي شود .

باید توجه کرد که ازطریق مدیریت فرایند ها در یک سیستم جامع نرم افزاری می توان تمامی عملیات یک سازمان را با استفاده از ابزار های پیش گفته به نحو مطلوب سازماندهی کرد . می توان با استفاده از سیستم مدیریت فرایند گردش کلیه فرمهایی را که در سیستم های پردازش عملیات (TPS ) وجود دارند را از طریق سیستم کارتابل به انجام رساند . به این ترتیب بدون استفاده از فرمهای کاغذی " تایید های " مورد نیاز هر فرم تعریف می شود و با گردش آن در سیستم کارتابل هر فرایند تکمیل می شود . بنابراین اتوماسیون اداری فراتر از بکار گیری تنها یک سیستم کارتابل در سازمان است ولی بخشی از آن محسوب می گردد . ضمن آنکه باید توجه داشت با استفاده از سیستم های یکپارچه که در آن کلیه فرایند های سازمانی با یکدیگر مرتبط هستند می توان به مفهوم کامل به سمت سازمانی حرکت کرد که در آن گردش اطلاعات سریع به موقع و با اطمینان را انتظار داشت و حتماً بدون استفاده از حتی یک برگ کاغذ .امروزه چگونگی ارتباطات و مکاتبات اداری در سازمان ها و موسسات اقتصادی به کلی متحول شده است، به گونه ای که دیگر فرایند های کند وزمان بر اداری پذیرفتنی نیست. بر این اساس ، ضرورت دارد تا ابزاری فراهم شود که با بهره جویی از آن بتوان با سرعت و دقت به انجام فرایند های اداری و پاسخگویی به موقع به آنها پرداخت. به این منظور، استفاده از سیستم اتوماسیون اداری بستر مناسبی رابرای سرعت بخشیدن به امور روزمره فراهم می سازد. در فرایند حل مسئله عامل زمان نقش تعیین کننده ای دارد، راه حلی که به موقع حاصل نشود به هیچ عنوان کمک کننده نیست. بدین ترتیب اتوماسیون اداری، با نقشی که در سرعت بخشیدن به جمع آوری و ارائه اطلاعات مورد نیاز مدیران ایفا می کند، باعث تصمیم گیری بموقع آنها       می شود. اتوماسیون اداری کارکنان دفتری را نیز در انجام عملیات بیشتر ، سریعتر و بهتر بر روی اسناد یاری می نماید. زمانیکه کلیه دریافت ها و ارسالات به صورت الکترونیکی امکان پذیر باشد، کارهای اداری و دفتری، با کیفیت برتر و توزیع سریعتر انجام می شود. با استفاده از انتقال الکترونیکی نامه ها و مکاتبات ، کاهش هزینه های دفتری امکان پذیر است.(venegas،2007،ص21)

تعداد صفحات: 57

فصل دوم مبانی نظری و پیشنه تحقیق جهت نوشتن فصل دوم پایان نامه ارشد و دکتری

همراه با رفرنس نویسی و پاورقی داخل متن

پیشینه تحقیق کامل: خارجی و داخلی

منابع فارسی کامل

منابع انگلیسی کامل