مقدمه

شرکت سهامی عام نمونه (در شرف تأسیس) طراحی سیستم اطلاعاتی خود را به ما واگذار می‌نماید و از ما خواسته می‌شود که با توجه به طبیعت فعالیت شرکت موردنظر (شرکت در زمینه تولید و فروش فرش ماشینی به فعالیت خواهد پرداخت) و حجم معاملات مختلف، تعداد کارمندان و ظرفیت شرکت سیستمی طراحی شود که با توجه به اصل فزونی منافع جو مخارج وظایف زیر را به نحو احسن انجام دهد:

1ـ کلیه اطلاعات مورد نیاز مدیران را برای انجام امور شرکت فراهم نماید. 2ـ گزارش نتایج عملیات شرکت را برای ذینفع (سهامداران، بستانکاران، بانکها و … ) تأمین کرده و در اختیار آنان قرار دهد.

3ـ نحوه و ترتیب ثبت و گزارش اطلاعات به طور کارآ و مؤثر باشد.

4ـ اندازه‌گیری و سنجش اشکال مختلف عملیات سازمان را در برگیرد.

5ـ کنترلهای داخلی را فراهم ناید تا به بهترین نحو از اشتباهات، سوءاستفاده‌ها و تقلبات جلوگیری نماید. بطور کلی سلسله مراتب ویژگیهای کیفی اطلاعات حسابداری خواسته شده را به شکل نمودار صفحه 2 نشان می‌دهیم.از آنجایی که چارت (نمودار) سازمانی از نکات قابل توجه در طراحی سیستم حسابداری می‌باشد (به منظور اعمال کنترلهای داخلی لازم و توسعه هماهنگ و روابط متقابل تشکیلات مختلف شرکت)

  اولین سازمان یا تشکیلات اداری برای اداره امور مربوط به آب در کشور باعنوان بنگاه مستقل آبیاری تاسیس و ضوابط و مقررات و اختیارات این تشکیلات در اردیبهشت 1322 به تصویب رسید. در اسفند ماه 1342 لایحه قانونی راجع به تأسیس وزارت آب و برق مورد تصویب قرار گرفت و بر مبنای آن، بنگاه مستقل آبیاری نیز جزئی از تشکیلات این وزارت گردید.

     سپس شرکتهای آب منطقه ای در دستور کار دولت قرار گرفت وبنابرین هیئت محترم وزیران در مورخ 4/10/1344 تأسیس سازمان آب منطقه ای فارس را بر اساس اساسنامه و آئین نامه مربوطه به تصویب رساند و در 24 دی ماه 1348 تشکیل شرکت سهامی سازمان آب منطقه ای فارس بعنوان متولی بخش آب در استانهای فارس ، بوشهر و کهگیلویه و بویراحمد را به مرکزیت شیراز به تصویب کمسیونهای مجلس وقت رسید.

این وضعیت تا نیمه اول سال 1385 ادامه داشت که از این تاریخ با تاسیس شرکتهای آب منطقه ای در استانهای بوشهر و کهگیلویه و بویراحمد ، حوزه عمل این شرکت فقط در استان فارس می باشد.

 اهداف شرکت
تامین آب شرب ، کشاورزی و صنعتی
انجام مطالعات برای شناخت ، توسعه و بهره برداری از منابع آب و انرژی برق آبی.
اجرای طرحهای سدهای مخزنی و انحرافی ، شبکه های آبیاری و زهکشی ، طرحهای تامین آب و آبرسانی شهری، اجرای طرحهای تغذیه مصنوعی.
انتقال آب به بخشهای مختلف مصرف ، شبکه های آبیاری و زهکشی ، آبرسانی به شهرها و صنایع ، پایداری و ایمنی سدها ، مهندسی رودخانه ها و سواحل ، کنترل سیلاب ، تغذیه مصنوعی و تولید انرژی برق آبی.
بهره برداری و نگهداری از تاسیسات و سازه های تامین آب و انتقال آب.
بهره برداری از منابع آب در چار چوب سیاستها، ضوابط و برنامه های مصوب وزارت نیرو .
جلب مشارکتهای مردمی و بخش غیر دولتی در اجرای توسعه منابع آب و شبکه های آبیاری و زهکشی ، آبرسانی به صنایع و شهرها، مهندسی رودخانه ها و سواحل ، انرژی برق آبی و بهره برداری و نگهداری از تاسیسات و سازه های آبی وبرق آبی .
مطالعات پایه و حفاظت کمی و کیفی و نظارت بر بهره برداری از منابع آب ، واگذاری اشتراک به متقاضیان بر اساس تعرفه های مربوطه

 طراحی سیستم حسابداری شرکت سهامی آب منطقه ای فارس

الف) نحوه پردازش اطلاعات

با توجه به محاسن استفاده از کامپیوترها در سیستم حسابداری (پایین آ‌مدن هزینه پردازش اطلاعات، پردازش سریع، به موقع بودن گزارشها، صحت زیاد و …) نحوه پردازش اطلاعات در این سیستم با استفاده از نرم‌افزارهای تهیه شده جهت سیستم بر اساس سیستم کامپیوتری طراحی گردیده است (پردازش کامپیوتری ترکیبی از افراد، ماشین، برنامه‌ها و رویه‌های است که برای کارآیی و اثربخشی سیستم حسابداری طراحی گردیده است)

همانطور که می‌دانیم در هر سیستم حسابداری و به منظور اعمال کنترلهای داخلی لازم و یا مثلاً وارد کردن ارقام و ثبتها در دفاتر روزنامه و کل (که از سوی مراجع ذی‌صلاح پلمپ بوده) و یا پرنمودن و تکمیل اظهارنامه مالیاتی و … باید از سیستم دستی در کنار سیستم اصلی پردازش اطلاعات استفاده کرد.

) طراحی زیر سیستمهای حسابداری

با توجه به حجم و عملیات شرکت و همچنین اعمال رویه‌های کنترل داخلی و تفکیک وظایف و نیز انعطاف‌پذیر بودن سیستم (جوابگوی تغییرات و تعدیلات احتمالی آتی به علت افزایش در حجم اطلاعات، تغییرات در روشهای عملیاتی و روشهای پردازشهای اطلاعات و … باشد)سیستم اطلاعاتی (حسابداری) شرکت بصورت زیر تقسیم‌بندی می‌شود که ما به طور مجزا هر زیر سیستم را تعریف کرده و نقش و وظایف آن در سیستم کلی حسابداری و ارتباط متقابل یا دیگر زیر سیستمها و همچنین فرمهای مورد استفاده در هر زیر سیستم را شرح می‌دهیم:

1ـ مدیرت مالی

2ـ کنترل مرکزی، دفترداری و گزارشگری

3ـ دریافتها، پرداختها و قراردادها

4ـ حسابداری خرید

5ـ حسابداری فروش

6ـ حسابداری اموال

7ـ حسابداری حقوق و دستمزد

8ـ حسابداری صنعتی و انبارها

9ـ بودجه

10ـ حسابرسی داخلی

  1ـ مدیریت مالی

مدیریت مالی شرکت تشکیل شده است از واحد مدیر مالی و سایر زیرسیستمها واحد مدیر مالی شرکت افراد زیر را شامل می‌شود:

1ـ رئیس (مدیر) امور مالی

2ـ معاون مدیر مالی

3ـ منشی واحد

وظایف مدیر امور مالی به شرح زیر می‌باشد.

1ـ وظیفه‌ اصلی مدیر مالی این است که با استفاده و کنترل از گزارشهای مالی اطلاعات اقتصادی و مالی در خصوص کارکنان، وجه نقد، ماشین‌آلات و مواد و … زیر سیستمهای مالی و هماهنگ نمودن فعالیت کارکنان تحت امر خود مدیریت شرکت را در زمینه برنامه‌ریزی و کنترل یاری دهد.

2ـ به منظور اعمال کنترل داخلی لازم هر گونه دریافت وجه، پرداخت وجه، کلیه قراردادها و وامهای دریافتی و یا وامهای پرداختی به کارکنان باید با نظر مدیر مالی انجام گیرد.

3ـ به منظور اعمال کنترل لازم امضای چکهای حساب شرکت فقط با امضای مدیر عامل شرکت و مدیر امور مالی انجام می‌گیرد.

4ـ کلیه اسناد حسابداری صادر شد. در زیر سیستمها باید به امضای مدیر مالی برسد.

5ـ مرخصی کارکنان مدیریت مالی با هماهنگی مدیر مالی صورت می‌گیرد.

6ـ چون در نهایت مسئولیت هر گونه سوء‌استفاده، تقلب و یا اشتباه مالی با مدیر مالی می‌باشد، مدیر مالی باید با نظارت مستقیم و اعمال کنترل داخلی لازم به زیر سیستمها و کارکنان، آنان را به پیروی از قوانین و مقررات شرکت رهنمون سازد.

همانطور که در وظایف مدیر مالی شرح داده شده است اصلی‌ترین وظیفه مدیر مالی در واقع ارائه گزارشات و کمک به مدیران بالاتر جهت اهداف سازمان می‌باشد به همین دلیل بسیاری از وظایف مدیر مالی به جزء مواردی خاص (مانند امضای چک که فقط باید به وسیله مدیرمالی صورت گیرد) به معاون مدیر مالی تفویض شده است. در واقع معاون مالی رابط میان کارکنان مالی و مدیر مالی می‌باشد.

اهم وظایف پیش‌بینی شده معاون مدیر مالی به شرح زیر می‌باشد:

1ـ آماده نموده و بررسی گزارشات مالی زیر سیستمها برای ارائه به مدیر مالی

2ـ کلیه اسناد حسابداری می‌تواند به امضای معاون مالی نیز برسد.

3ـ مرخصی کارکنان نیز می‌تواند با نظر معاون صورت گیرد.

4ـ اعمال نظارت مستقیم به کارکنان واحدهای حسابداری به منظور پیروی از قوانین و مقررات در جهت کمک به مدیر مالی.

5ـ و سایر وظایفی که مدیر مالی با توجه به حجم فعالیتها و غیره به معاون مالی تفویض می‌نماید.

اهم وظایف منشی واحد مدیریت مالی به شرح زیر می‌باشد:

1ـ نگهداری اسناد حسابداری (تحویل گرفته شده از دیگر واحدها) برای امضاء مدیر و بازگرداندن اسناد به واحدها

2ـ هماهنگ‌کننده ملاقاتهای کارکنان با مدیر و معاون مالی.